Fitur Word Processing Untuk Corporate Lawyer

Apa aplikasi word processing yang anda gunakan? Sebagai seorang associate di law firm, word processing adalah penolong jiwa saya. Lebih dari 80% pekerjaan saya terkait dengan menyusun atau mereview dokumen. Saat ini saya menggunakan sistem operasi Windows 8. Maka word processing utama saya adalah Microsoft Word 2010. Fitur-fitur utama yang sering digunakan:

  1. Track Changes. Ini adalah fitur paling utama yang sering saya gunakan, baik ketika melakukan review atas draft dari counterpart, atau ketika review dokumen bikinan junior associate. Saya kira hampir semua orang sudah menggunakan fitur ini. Kegunaan utama adalah untuk mengetahui setiap perubahan yang terjadi dari dokumen original. Dalam beberapa kasus, terutama apabila setting “view : final show markup”, dokumen menjadi tidak enak dilihat karena bermacam-macam perubahan dan warna dari setiap orang yang melakukan perubahan terlihat (termasuk memberikan comment.
  1. Comment. Dalam beberapa kesempatan review, finalisasi bahkan negosiasi, ada beberapa orang cenderung tidak menggunakan track changes namun menggunakan comment. Bagi saya hal ini wajar karena Comment dapat mengakomodasi seseorang untuk mengutarakan argumentasinya, dimana dengan track changes kita fokus pada output akhir. Comment kadang membawa berkah tersendiri bagi saya. Tidak jarang saat saya mendapat initial draft dari counterpart, draft tersebut sudah hasil review dari (i) berbagai departemen, jika counterpart adalah perusahaan (ii) junior,senior atau bahkan partner, jika counterpart adalah law firm. Kadang ditemui comment asli milik mereka lupa dihapus sehingga argumentasi, insight dan komentar terlihat dengan jelas.
  1. Find. Fitur ini adalah fitur andalan saya saat saya harus menyusun atau mereview dokumen yang lumayan banyak halamannya. Saat review kontrak yang cukup panjang dan jika waktu tidak cukup banyak, saya sering memfokuskan review saya atas klausul-klausul risk allocation. Dengan menggunakan beberapa keyword, saya terbantu untuk menemukan klausul-klausul tersebut. Tentu saja ini didasarkan pada asumsi bahwa gaya contract drafting dari pembuat initial draft nya. Beberapa keyword yang sering saya cari adalah “tanggung jawab”, “membebaskan”, “dibebaskan”, “terbatas” (atau padanannya dalam bahasa inggris).
  1. View Side by Side. Sering saya gunakan apabila saya harus menyusun struktur perjanjian yang beberapa ketentuannya diatur khusus oleh peraturan perundang-undangan sehingga di satu jendela saya membuka initial draft saya, di jendela lain membuka dokumen undang-undang tersebut. Fitur ini sering lebih berguna apabila saya menggunakan extended mode dengan monitor tambahan (yang lebih besar tentunya daripada luas layar notebook saya). Sub fitur dari fitur ini adalah Synchronous Scrolling yang wajib saya gunakan apabila saya mendapat review dari counterpart yang cukup “malas” menggunakan track changes; menyalin initial draft dari saya lalu melakukan perubahan terhadapnya.
  1. Full screen reading. Fitur ini saya sering gunakan untuk melihat hasil akhir dari (i) initial draft (ii) review atas initial draft counterpart (iii) dokumen final yang siap di signed oleh klien. Entah mengapa full screen reading memberikan clarity yang lebih dibandingkan print layout mode.  

Ada tambahan fitur lain yang sering anda gunakan? Silahkan sharing dengan saya.

 

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s